小さな会社のAI活用は、いつもの仕事を一つ選ぶところから

AIを仕事に使ってみたい。でも、どのツールを選ぶべきか、何から始めればよいかがわからない。そんなときは、ツールを比較する前に、普段の仕事を一つ選んでみるのがおすすめです。

最初から会社全体を変えようとせず、**「同じような作業を繰り返しているところはないか」**を探してみましょう。

まずは、身近で確認しやすい仕事から

例えば、次のような作業が候補になります。

• お知らせや商品紹介文の下書きを作る
• 自分で用意したメモを、項目ごとに整理する
• よくある質問への回答案を考える
• 会議で話したい内容や、企画の案を広げる

大切なのは、AIが作った結果を、人が確認できる仕事から始めることです。メールを自動で送る、判断をそのままお客様へ伝えるなど、影響が大きい使い方は段階を分けて検討します。

「何を、誰に、どう伝えるか」を渡す

AIに「文章を作って」とだけ伝えるより、目的と条件を添えると、修正しやすい下書きになります。

近所にお住まいの方へ、店舗の営業時間変更をお知らせする文章の下書きを作ってください。変更前後の時間は次のとおりです。変更理由は短く、丁寧な表現で、200字程度にまとめてください。

このように、相手、内容、長さ、表現の希望を伝えます。必要な情報が足りない場合は、AIに推測させず、自分で確認して追加しましょう。

入れてよい情報を、先に決める

お客様の個人情報、取引先との契約内容、社外に出せない資料などを、普段使っているAIへそのまま入力してよいとは限りません。

利用するサービスやプランの設定、社内のルールに合わせて、入力してよい情報を確認します。最初は、公開済みの情報や、個人を特定できない架空の例で試すと、使い方を考えやすくなります。

速さだけでなく、直す手間も比べる

AIがすぐに下書きを出しても、事実確認や修正に長い時間がかかれば、仕事全体は楽にならないかもしれません。

使う前と比べて、次の点を見てみましょう。

• 下書きから完成までの時間はどう変わったか
• 人名、数字、日時などを正しく扱えているか
• 自社らしい表現に直す手間はどのくらいか
• 同じ仕事をする人が、無理なく使えそうか

数回試して、合わなければ仕事の選び方や、伝える条件を変えてみます。すべての業務にAIを使う必要はありません。

小さく試して、続けられる使い方にする

うまくいった依頼文や、確認する項目を短いメモにしておくと、次に同じ仕事をするときに役立ちます。担当者だけが使える状態から、周りの人も試せる形へ少しずつ整えていきましょう。

「自分の業務なら、どこに使えそうか」を整理するところからご相談いただけます。現在の仕事の進め方を伺い、試す範囲と、導入する際に考えることを一緒にまとめます。